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Outlook 365 – Autoausfüllen und Adressbuch

Zwischen den beiden Funktionen Adressbuch und Autoausfüllen besteht, entgegen aller anderen Meinungen im Netz, KEIN Zusammenhang. Alle Einstellungen (bis auf eine kleine) die man in der Nutzer-Oberfläche in Outlook einstellen kann, beziehen sich ausschließlich auf das Adressbuch bzw. die Suche und Anzeige des selbigen.

Autoausfüllen:

Autoausfüllen mein die Funktion, welche im AN-Feld in Outlook (Email, Besprechungseinladung,…) erscheint.

 

 

 

 

 

Er merkt sich hier die letzten 1000 Eingaben. Woher zieht er aber die Daten und wo werden diese abgelegt? Es gilt immer, der angezeigte Name (und der erste Buchstabe der Emailadresse)! Bedeutet in der GAL Anzeige:

 

 

 

 

 

 

und im lokalen Adressbuch Anzeigen als:

 

Steht hier der Vorname als erstes, wird beim Autoausfüllen auch nur der Vorname beachtet, fange ich dort mit dem Buchstaben „E“ an, findet er einen nicht!

Das Anzeigen als ist ein Feld, das sehr besonders reagiert. Bei einer Neuanlage zieht Outlook standardmäßig immer Vorname Nachname in Klammern Emailadresse heran. Man kann es überschreiben, also auch Nachname, Vorname – muss dies aber manuell tun. Auch kann man Outlook mit Bordmitteln nicht sagen, bitte speichere in Anzeigen als die Namen erst mit Nachnamen, dann mit Vornamen. Man muss also alle lokalen Kontakte von Hand ändern.

Aber Vorsicht. Lösche ich Anzeigen als und schließe den Kontakt ohne zu speichern, speichert er dennoch und ersetzt diese wieder mit den Standardangaben Vorname Nachname Emailadresse!

Die Datei in der das Autoausfüllen versteckt ist, konnte man früher exportieren und mit Drittanbietersoftware bearbeiten, dies ist seit Office 365 nicht mehr möglich, importieren geht aber noch.

Befindet sich der Kontakt weder im lokalen noch im globalen Adressbuch, so zählt ausschließlich die Emailadresse bzw die ersten Buchstaben der Emailadresse.

Was Autoausfüllen NICHT ist:

NICHT STRG+K bzw Namen finden, hier greift Outlook auf das eingestellte Adressbuch zurück, durchsucht hier, je nach Voreinstellung, Vor- oder Nachname UND den Alias! Im Alias werden gerade in manchen Unternehmen die Anmeldekennungen hinterlegt (Bsp: u1234321ed).

 

Kurze Zusammenfassung:

Im Autoausfüllen zählen nur die beiden Felder Anzeigen als bzw in der GAL Anzeigen und die ersten Buchstaben der Emailadresse. Standardmäßig speichert Outlook in den lokalen Kontakten bei Anzeigen als Vorname Nachname.

Fängt der Text/Name in Anzeigen als mit Lars Erdmann an, so findet Autoausfüllen einen nur wenn man den Buchstaben L eingibt, nicht bei E, außer die Emailadresse beginnt mit E (erdmann.lars@xyz.de).

Dieses verhalten lässt sich nicht ändern. Man kann per Default nichts anderes einstellen. Einziger Weg – das Feld Anzeigen als im lokalen Kontakt anpassen und Nachname, Vorname eintragen.

Sonderfall: befindet sich der Kontakt sowohl in der GAL als auch im lokalen Adressbuch, so nimmt er beim Autoausfüllen die Daten aus dem lokalen Adressbuch und findet die Person dann im Standardfall nur mit dem Vornamen.

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